Privacy

De Centrale Organisatie van Voetbal Scheidsrechters Nederland (COVS) vindt het belangrijk zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van leden, donateurs en andere relaties en hun persoonlijke levenssfeer te respecteren. Persoonsgegevens worden daarom zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verwerkt.

De COVS is de overkoepelende organisatie van scheidsrechtersverenigingen in Nederland en verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar verenigingsactiviteiten.

Welke gegevens verzamelen we en op welke wijze?

Wij verwerken van leden en donateurs persoonsgegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie en onze verenigingsactiviteiten. Het gaat onder meer om naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum en gegevens over het COVS-lidmaatschap.

Deze gegevens ontvangen wij onder andere via de aangesloten scheidsrechtersverenigingen. Van overige relaties verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende relatie.

Daarnaast kunnen tijdens activiteiten foto's en verslagen worden gemaakt en gebruikt.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het besturen van de vereniging en het faciliteren van leden en relaties, overeenkomstig onze statuten en het huishoudelijk reglement;
• het voeren van de ledenadministratie;
• het bepalen en administreren van de afdracht aan de COVS;
• het toezenden van informatie over de COVS, waaronder het digitale magazine De Scheidsrechter;
• het analyseren van het ledenbestand, waar mogelijk op geanonimiseerd of geaggregeerd niveau;
• het maken en publiceren van verslagen van verenigingsactiviteiten in woord en beeld voor informatie en promotie;
• het mogelijk maken van ledenvoordelen die de COVS zelf of samen met andere organisaties aanbiedt;
• het, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, toezenden van commerciële aanbiedingen en commerciële ledenvoordelen.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en gebruiken niet meer persoonsgegevens dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.

Foto's en verslagen

Van verenigingsactiviteiten worden regelmatig foto's gemaakt. Deze kunnen worden gepubliceerd op onze website, in het digitale magazine De Scheidsrechter en via de socialemediakanalen van de COVS. Ook kunnen via deze kanalen verslagen worden gepubliceerd waarin namen van personen voorkomen.

Heb je bezwaar tegen het gebruik van een foto of vermelding van jou, neem dan contact met ons op via hulp@covs.nl. Wij beoordelen je verzoek en informeren je over de actie die wij ondernemen.

Formulieren op de website

Via onze website kunnen leden en derden formulieren invullen, bijvoorbeeld om zich aan te melden bij een scheidsrechtersvereniging of om contact met ons op te nemen.

Gegevens uit een aanmeldformulier worden doorgestuurd naar de betreffende scheidsrechtersvereniging. Vragen aan de COVS worden doorgestuurd naar de persoon binnen de COVS die deze kan behandelen.

Gegevens die via formulieren worden ontvangen, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor het formulier is ingevuld, tenzij wij deze gegevens op grond van een wettelijke verplichting of voor een ander gerechtvaardigd doel langer moeten bewaren.

Ledenvoordelen en samenwerkingspartners

De COVS kan samenwerken met andere organisaties om leden voordelen aan te bieden. Dit kunnen ook commerciële organisaties zijn, zoals een webshop.

Wanneer het voor een ledenvoordeel noodzakelijk is om vast te stellen of iemand COVS-lid is, kunnen persoonsgegevens worden gebruikt om het lidmaatschap te verifiëren. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren doordat een samenwerkingspartner, met toestemming van het lid, een gegeven zoals het e-mailadres bij de COVS laat controleren.

Wij beperken de persoonsgegevens die voor een dergelijke verificatie worden verwerkt of gedeeld tot wat noodzakelijk is. Waar mogelijk wordt aan de samenwerkingspartner uitsluitend bevestigd of iemand voor het betreffende ledenvoordeel in aanmerking komt.

Wanneer de COVS en een samenwerkingspartner gezamenlijk bepalen voor welk doel en op welke wijze persoonsgegevens voor een ledenvoordeel worden verwerkt, maken wij afspraken over de verdeling van de verantwoordelijkheden volgens de AVG.

Een samenwerkingspartner die persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt, is zelf verantwoordelijk voor die verwerking en moet daarvoor over een geldige grondslag beschikken.

Commerciële aanbiedingen en ledenvoordelen per e-mail

Als je daarvoor vooraf toestemming hebt gegeven, kan de COVS je per e-mail informeren over commerciële aanbiedingen en ledenvoordelen van de COVS en van organisaties waarmee de COVS samenwerkt.

Deze toestemming staat los van andere communicatie die noodzakelijk is voor het lidmaatschap of de verenigingsactiviteiten. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken. In commerciële e-mails bieden wij een eenvoudige mogelijkheid om je af te melden.

Het geven of intrekken van deze toestemming heeft geen gevolgen voor je lidmaatschap van een bij de COVS aangesloten scheidsrechtersvereniging.

Toestemming aan de COVS voor het ontvangen van dergelijke e-mails betekent niet dat een samenwerkingspartner je persoonsgegevens voor eigen marketingdoeleinden mag gebruiken. Daarvoor moet die organisatie zelf over een geldige grondslag beschikken.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn noodzakelijk maakt.

Gegevens die noodzakelijk zijn voor de ledenadministratie bewaren wij zolang het lidmaatschap duurt en daarna voor zover en zolang dit noodzakelijk is voor administratieve, wettelijke of gerechtvaardigde doeleinden.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming en je die toestemming intrekt, stoppen wij de betreffende verwerking, tenzij er een andere geldige grondslag bestaat om bepaalde gegevens te blijven verwerken.

Het intrekken van toestemming voor commerciële e-mail betekent dus niet dat wij gegevens die noodzakelijk zijn voor de ledenadministratie moeten verwijderen.

Beveiliging van persoonsgegevens

De COVS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.

Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die deze uit hoofde van hun functie nodig hebben en alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

Wanneer wij voor de verwerking gebruikmaken van verwerkers, maken wij met deze partijen de afspraken die op grond van de AVG noodzakelijk zijn.

Datalekken

De COVS neemt maatregelen om verlies en onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Wanneer zich een datalek voordoet, registreren en beoordelen wij dit overeenkomstig de AVG.

Wanneer dit op grond van de AVG verplicht is, melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen.

Denk je dat sprake is van een mogelijk datalek waarbij persoonsgegevens van de COVS betrokken zijn? Meld dit dan zo spoedig mogelijk via hulp@covs.nl.

Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover deze rechten in jouw situatie van toepassing zijn, onder meer het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten, neem dan contact met ons op via hulp@covs.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Externe links

De website en socialemediakanalen van de COVS kunnen links naar websites van andere organisaties bevatten. De COVS is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze websites. Wij adviseren je de privacyverklaring van de betreffende organisatie te raadplegen.

Cookies en webstatistieken

Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website of waarmee wij inzicht krijgen in het gebruik van de website.

Waar voor het gebruik van cookies of vergelijkbare technieken toestemming is vereist, vragen wij deze vooraf. Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies en de daarbij verwerkte gegevens wordt via de website verstrekt.

Wijziging van deze privacyverklaring

De COVS kan deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, de verwerking van persoonsgegevens of de toepasselijke regelgeving verandert. De actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij leden en andere betrokkenen hierover aanvullend informeren.

Vragen, opmerkingen of klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je gebruikmaken van je privacyrechten of heb je een klacht over de wijze waarop de COVS met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via:

Centrale Organisatie van Voetbal Scheidsrechters Nederland (COVS)
E-mail: hulp@covs.nl