Hieronder de mededelingen vanuit het VCN van de maand mei. Veel mededelingen hebben betrekking op de aankomende jaarvergadering, graag uw aandacht hiervoor.
Lidmaatschappen
In de vorige ‘mededelingen’ stond een bericht over de verschillende soorten lidmaatschappen die de COVS kent. In dit bericht werd ook het nieuwe lidmaatschap voor verenigingsscheidsrechters geïntroduceerd. Per abuis werd er in het bericht over dit lidmaatschap gesproken over een driejarige periode waarin een verenigingsscheidsrechter 50% van de afdracht betaald, de jaarvergadering van de COVS heeft echter vorig jaar ingestemd met een periode van twee jaar waarin de helft van de afdracht betaald wordt door de verenigingsscheidsrechter. Hieronder nog éénmaal de verschillende lidmaatschappen die de COVS kent per 1-1-2016:
|
Normaal lid |
betaalt volledige afdracht |
|
Juniorlid A |
op 1-1 van het lopend boekjaar < 19 jaar; betaalt 1,- afdracht |
|
Juniorlid B |
op 1-1 van lopend boekjaar < 22 jaar; betaalt 50% van de afdracht. |
|
Verenigingsscheidsrechter |
betaalt de eerste TWEE jaar 50% van de afdracht, daarna volledige afdracht. Een persoon kan slechts één keer gebruik maken van deze regeling. Dit lidmaatschap geldt alleen voor verenigingsscheidsrechters die vanaf 1-1-2016 lid worden. |
Oproep aan bestuurders van de verenigingen
Op de aankomende jaarvergadering van de COVS staan er behoorlijk wat zaken op de agenda waar een oordeel van de vergadering voor nodig is. De stukken voor de JAV staan inmiddels op de website en kunnen door eenieder gelezen worden.
Om de vergadering goed en constructief te laten verlopen vraagt het VCN aan de verenigingen om eventuele vragen en opmerkingen over de stukken zoveel als mogelijk is vooraf naar het VCN te sturen. Tijdens de JAV zullen deze vragen dan beantwoord worden en hebben de indieners van de vragen uiteraard ook de mogelijkheid om te reageren op de antwoorden die door het VCN worden gegeven.
Het indienen van (tegen)voorstellen dient altijd schriftelijk te gebeuren. Dit kan tot twee weken voor de datum van de vergadering en het voorstel moet ondertekend zijn door ten minste vijf verenigingen.
Tenslotte nog een dringend beroep aan alle verenigingen om een vertegenwoordiging naar de JAV te sturen. Er staan belangrijke voorstellen op de agenda over de toekomst van de COVS, het VCN vindt het belangrijk dat alle verenigingen aanwezig zijn als er over deze voorstellen gesproken en besloten wordt.
Wijziging in het financiële jaarverslag 2015
Na de kascontrole over de financiële cijfers van 2015 is er een wijziging gemaakt in het financiële jaarverslag over 2015. Er zijn enkele oninbare vorderingen uit voorgaande jaren uit de boeken gehaald. Dit zorgt voor een iets kleiner exploitatieoverschot dan eerder in het financiële overzicht stond. Een toelichting op deze wijziging volgt. Het nieuwe financiële jaaroverzicht is bijgevoegd aan deze mededelingen. Deze laatste versie is de versie die aan de JAV wordt voorgelegd.
Ingebrachte voorstellen voor de JAV
Op dit moment zijn er vanuit de verenigingen drie voorstellen binnengekomen die voorgelegd zullen worden aan de JAV. Deze voorstellen worden toegevoegd aan de stukken van de JAV, te vinden op de website van de COVS. Hieronder de reactie van het VCN op deze voorstellen.
Ingebracht voorstel Zuid 1 aangaande de papieren versie van De Scheidsrechter
Bijgevoegd aan deze mededelingen een voorstel vanuit het district Zuid 1 (met steun van minimaal vijf verenigingen aldaar) dat op verzoek van Zuid 1 wordt voorgelegd aan de JAV aangaande de uitgave van de ‘papieren’ Scheidsrechter.
De reactie van het VCN op dit voorstel:
Afgelopen jaarvergadering is er uitgebreid met elkaar van gedachten gewisseld over het uitbrengen en de verspreiding van de papieren versie van De Scheidsrechter. De conclusie van een ruime meerderheid van de vergadering was toen dat dit een taak is van het VCN en dat er dus derhalve rekening mee gehouden moet worden in de begroting. Het VCN heeft uiteraard gehoor gegeven aan dit besluit van de JAV.
Hoewel het VCN een deel van de argumenten vanuit Zuid 1 kan begrijpen, is het VCN van mening dat de uitspraak van de JAV van 2015 van kracht moet blijven en dat het VCN dus verantwoordelijk blijft voor de verspreiding en bekostiging van deze versie van De Scheidsrechter. Er is geen directe aanleiding om binnen een jaar dit weer anders te gaan doen. Wel vindt het VCN dat het verspreiden van de papieren Scheidsrechter op langere termijn moet stoppen. Er is een dalende trend te zien in het aantal leden dat op deze manier De Scheidsrechter ontvangt, maar op dit moment is deze groep leden te groot om dat nu al te doen. Een kleine honderd leden zouden dan alleen nog een Scheidsrechter ontvangen als dat door de eigen vereniging verzorgd wordt en dat is dan weer een kostenpost voor de betreffende vereniging.
Het advies van het VCN aan de Algemene Vergadering betreffende dit voorstel is dan ook om daar op dit moment niet mee in te stemmen.
Ingebracht voorstel West 2 aangaande het NK veldvoetbal
Het district West 2 is aan de beurt om in 2017 het NK veldvoetbal te organiseren. Het district West 2 doet (met steun van minimaal vijf verenigingen aldaar) het voorstel aan de vergadering om in 2017 als 7 tegen 7 toernooi te organiseren. Dit in het kader van een pilot. Het voorstel is toegevoegd als bijlage aan deze mededelingen en wordt toegevoegd aan de stukken van de JAV.
De reactie van het VCN op dit voorstel:
Het VCN ziet dit voorstel in lijn met de recente ontwikkelingen. Het VCN heeft al aangekondigd in de tweede helft van 2016 een onderzoek te gaan doen naar de wenselijkheid van het organiseren van zowel het zaal- als het veldvoetbaltoernooi in de huidige vorm. In dat onderzoek zal ook naar alternatieven worden gekeken. In dat kader kan een pilot waarin gespeeld wordt in 7 tegen 7 verband onderdeel van het onderzoek zijn. De achterliggende gedachte om een 7 tegen 7 toernooi te organiseren is dat de kans groter is dat meerdere verenigingen mee kunnen doen aan (de voorrondes van) het NK en dat dus meer leden mee kunnen doen aan deze COVS-activiteit.
Het advies van het VCN aan de Algemene Vergadering betreffende dit voorstel is dan ook om daar mee in te stemmen.
Ingebracht voorstel Zuid 2 aangaande het terugstorten van 1,50 per lid naar de verenigingen
De verenigingen uit Zuid 2 vragen de vergadering unaniem om niet in te stemmen met het voorstel van het VCN om per lid een teruggave te doen van 1,50 aan de verenigingen, dit in verband met het exploitatieoverschot dat de COVS geboekt heeft in 2015. Zuid 2 ziet liever dat dit geld gebruikt wordt voor bijvoorbeeld een congres. Het voorstel is toegevoegd als bijlage aan deze mededelingen en wordt toegevoegd aan de stukken van de JAV.
De reactie van het VCN op dit voorstel:
Er wordt al 6000,- van het exploitatieoverschot geboekt om een activiteit als een congres te kunnen organiseren in de toekomst. Daarnaast heeft de COVS een behoorlijk eigen vermogen. Het is dus ook niet noodzakelijk om dat eigen vermogen verder uit te bouwen.
Het advies van het VCN aan de Algemene Vergadering betreffende dit voorstel is dan ook om er niet mee in te stemmen.
Kandidaat bestuurslid VCN vanuit het district Oost
Het district Oost draagt Frank Sanders voor als bestuurslid van het VCN namens het district Oost. Frank is op dit moment voorzitter van COVS Doetinchem en omstreken en bestuurslid in het districtsbestuur van Oost.
Met deze kandidaatstelling is alleen de positie van een VCN-lid uit het district Noord nog vacant.
Communicatie binnen de COVS
Het VCN stuurt met enige regelmatig mededelingen en andere berichten naar de verenigingen of plaatst deze berichten op de website. Aan de secretarissen het verzoek om deze berichten ook door te sturen naar de overige bestuursleden en indien relevant naar de leden van hun vereniging. Het VCN heeft gemerkt dat dit nog niet bij alle verenigingen gebeurt. Voor de COVS is het van belang dat dit soort berichten ook breed verspreid worden binnen de organisatie. Het plaatsen van deze berichten of de link naar het oorspronkelijk bericht op www.covs.nl op de eigen website van de vereniging wordt dan ook van harte aanbevolen. Op die manier blijven de leden van de COVS niet alleen via De Scheidsrechter op de hoogte van de zaken die spelen binnen de COVS.
Ledenadministratie
Enkele jaren geleden is er een start gemaakt om de ledenadministratie van de COVS te digitaliseren. Dat is na een veelbelovende start daarna stil blijven liggen. Nu wordt dit weer opgepakt. Zeer binnenkort ontvangen alle verenigingen een schrijven over dit onderwerp. Er zijn verschillende redenen om nu weer verder te gaan met het opzetten van een volledig digitale ledenadministratie. Uiteraard neemt de efficiëntie van de ledenadministratie toe en kost het de ledenadministrateurs minder werk om de administratie up-to-date te houden, maar ook geeft het mogelijkheden om leden andere rechten te geven als zij inloggen op de website van de COVS dan niet-leden. Het is van belang dat uiteindelijk alle verenigingen mee gaan doen met deze digitale ledenadministratie, het VCN zal de verenigingen daarom goed informeren over en betrekken bij de voortgang van dit project.
Functieprofiel commissieleden
Vooruitlopend op de te vormen commissies in de nieuwe organisatie van de COVS, heeft het VCN een functieprofiel voor commissieleden opgesteld. Het functieprofiel is binnenkort terug te vinden op de website.
Notulist VCN
Piet Hanen is in de afgelopen jaren de vaste notulist van het VCN geweest en heeft dat altijd zeer verdienstelijk gedaan. Enkele maanden geleden heeft hij deze functie vrij plotseling neer moeten leggen. Daar lagen verschillende persoonlijke redenen aan ten grondslag.
Inmiddels heeft het VCN een nieuwe notulist gevonden in de persoon van Bram Witsiers (Zuid 2). Vanaf de JAV zal hij actief zijn in de nieuwe functie.
Het VCN bedankt Piet voor zijn jarenlange inzet voor de COVS en wenst Bram veel succes met zijn nieuw functie!
Wijziging volgorde districten kascontrolecommissie
Vorig jaar heeft de ledenvergadering ingestemd met het voorstel om een kascontrolecommissie in te stellen in plaats van de accountant de boeken te laten controleren. Daar zat ook een roulatieschema bij, waardoor er per kascontrole steeds twee leden uit verschillende districten in de commissie zitten. Inmiddels is de eerste kascontrole achter de rug en bleek dat roulatieschema wat onhandig in elkaar te zitten. Om zo min mogelijk reistijd kwijt te zijn heeft het VCN besloten het roulatieschema te wijzigen. Hieronder het nieuwe roulatieschema, waarin steeds twee naast elkaar gelegen districten in de commissie zitten en elk district twee jaar achter elkaar in de commissie zit.
|
2017 |
zuid 2 |
zuid 1 |
|
2018 |
zuid 1 |
west 2 |
|
2019 |
west 2 |
west 1 |
|
2020 |
west 1 |
noord |
|
2021 |
noord |
oost |
|
2022 |
oost |
zuid 2 |
|
2023 |
zuid 2 |
zuid 1 |
|
2024 |
zuid 1 |
west 2 |
|
2025 |
west 2 |
west 1 |
|
2026 |
west 1 |
noord |
|
2027 |
noord |
oost |
|
2028 |
oost |
zuid 2 |