In de afgelopen maanden is er met betrekking tot de ledenadministratie veel gewijzigd en vereenvoudigd. In december moesten alle lid-verenigingen hun laatste mutaties nog inleveren op de oude wijze (via Excel-sheets). Vervolgens werden alle gegevens ingelezen in het pakket Ledenadministratie Online. Bij het inlezen bleken een paar onvolkomenheden. Zo waren er lid-verenigingen die dubbele lidnummers hanteerden en/of emailadressen voor meerdere leden. Gelukkig konden deze snel in overleg met de desbetreffende lid-vereniging worden opgelost.
Op 13 januari jl. werd in Amsterdam de aftrap gedaan in het voorlichten van de ledenadministrateurs van de lid-verenigingen. In een tweedelig programma, eerst de theorie en daarna de praktijk, werden de geregistreerde gegevens in de landelijke ledenadministratie bereikbaar voor de ledenadministrateurs. Een belangrijk punt was de instelling van de tweetrapsverificatie. Een punt dat noodzakelijk is vanwege de privacywetgeving.
Nu de lid-verenigingen toegang hebben tot het landelijke systeem, kunnen ze ook hun eigen leden, zoals donateurs, donateur-verenigingen, clubscheidsrechters, et cetera in het systeem invoeren. Hierdoor beschikt elke vereniging over hetzelfde systeem, maar is ook de continuïteit gewaarborgd. Een activiteit die de COVS graag aanbiedt aan de lid-verenigingen in het kader van facilitair zijn voor de lid-verenigingen.
Naast de bijeenkomsten hebben de ledenadministrateurs de beschikking over instructiepagina’s, handleidingen en een overzicht van veel gestelde vragen.
Deze belangrijke activiteit werd opgezet en uitgevoerd door Ed van Leeuwen jr. en Jos Angevaare, waarvoor onze dank. Onze dank gaat ook uit naar alle afgevaardigden van de lid-verenigingen die aanwezig waren en tijdens de workshops aangaven dat het om een prettig systeem gaat en de workshops met name praktisch waren.
Ron de Bruin
Reacties